Groepsbeheer

Beheer je groep om beter te kunnen samenwerken met je collega's. Ontdek hoe je een collega beheerder maakt van je groep of ontdek je groepsstatistieken op Workplace.

Je moet groepsbeheerder zijn om een bericht vast te zetten.
Een bericht vastzetten in een groep:
  1. Zoek in de groep naar het bericht dat je wilt vastzetten.
  2. Klik op en selecteer Bericht vastzetten.
Het recentste vastgezette bericht wordt als eerste weergegeven bovenaan het overzicht van de groep.
Een bericht kiezen voor bovenaan de vastgezette berichten:
  1. Ga naar het vastgezet bericht dat je bovenaan wilt zetten.
  2. Klik op en selecteer Verplaatsen naar bovenkant
Was deze informatie nuttig?
Als je beheerder bent van een groep, kun je de groep archiveren in plaats van deze te verwijderen. Als een groep is gearchiveerd, wordt dit duidelijk aangegeven bovenaan de groep en kunnen er geen nieuwe mensen lid worden van de groep. Je kunt het archiveren van een groep ongedaan maken door deze op elk gewenst moment uit het archief te verwijderen.
Een groep archiveren
Een groep archiveren:
  1. Ga naar de groep die je wilt archiveren en klik op onder de omslagfoto. Klik vervolgens op Beheerdersopties.
  2. Klik op Groepsinstellingen, scrol omlaag naar Groep archiveren en klik daarnaast op Archiveren.
  3. Klik op Bevestigen.
Wanneer je een groep archiveert, kunnen de leden de groep wel nog bezoeken, maar geen mensen meer toevoegen, geen berichten meer maken, niets meer leuk vinden en geen opmerkingen meer plaatsen.
Een groep uit het archief verwijderen
Als je een groep uit het archief wilt verwijderen, ga je naar de groep en klik je bovenaan de groep op Groep uit archief verwijderen en vervolgens op Bevestigen
Wanneer je een groep uit het archief verwijdert, kunnen alle beheerders, moderators en leden in de groep berichten maken, berichten leuk vinden, opmerkingen plaatsen en meer.
Was deze informatie nuttig?
Coworkers on Workplace often use a mix of chat and Teams & Projects groups to collaborate. We want to make the experience of moving between chat and posts as seamless as possible. We've redesigned the Teams & Projects group type so a chat is automatically synced with it. Chat and group members stay in sync as people join and leave so that conversations can move easily between the two. The ability to chat in real time within these groups will make it even easier for teams to work together, by providing a simple way for coworkers to stay in touch throughout the day.
Some changes have been made to the Teams & Projects group type to allow for the change:
  • The group can have up to 250 members.
  • The group and chat will have the same synced members, name and cover photo.
  • There are no group moderators, only group admins.
  • Teams & Projects groups don't allow for automated group membership like “Add Teams to Groups”.
  • To link a chat to a group, a group admin can go to the Group Settings page.
What will happen to my existing Teams & Projects groups?
If you have a Teams & Projects group that meets the criteria above already, there will be no change. We're migrating all other existing Teams & Projects groups to Discussion Groups and chats will be unlinked. Unlinked chats will still exist, they just won't be attached to the group.
How will I know which groups are impacted?
If any groups that you are an admin of are impacted you will:
  1. Receive an email with a list of all impacted groups.
  2. See a notice on the top of every impacted group allowing you to Manage Settings or Unlink Chat.
If no action is taken, impacted Teams & Projects groups will move to a discussion group and chat will be unlinked. A new notice will be shown at the top of every unlinked group, allowing admins to relink chat.
Was deze informatie nuttig?
We hebben koop- en verkoopgroepen verwijderd om je Workplace-ervaring te verbeteren.
Voor bestaande koop- en verkoopgroepen:
  • Alle koop- en verkoopgroepen worden sociale groepen.
  • Alle berichten van koop- en verkoopgroepen blijven zichtbaar.
  • Er kunnen geen nieuwe berichten voor koop- en verkoopgroepen worden gemaakt.
Was deze informatie nuttig?
Leden
Als groepsbeheerder kun je aangeven dat je nieuwe leden eerst wilt goedkeuren.
De functie Goedkeuring lidmaatschap inschakelen:
  1. Klik in de groep op onder de omslagfoto van de groep.
  2. Selecteer Beheerdersopties en klik vervolgens op Groepsinstellingen.
  3. Klik naast Wie lidmaatschapsverzoeken kan goedkeuren op en selecteer Alleen beheerders en moderators.
  4. Klik onderaan op Opslaan.
Als je een groepsbeheerder bent, kun je ook tijd besparen door lidmaatschapsverzoeken van mensen die al lid zijn van je andere groepen automatisch goed te keuren.
De functie Automatische goedkeuring lidmaatschap inschakelen:
  1. Klik in de groep op onder de omslagfoto van de groep.
  2. Selecteer Beheerdersopties en klik vervolgens op Groepsinstellingen.
  3. Klik naast Wie er lid mag worden zonder goedkeuring vooraf op .
  4. Selecteer een groep door op het selectievakje ernaast te klikken.
  5. Klik op Opslaan.
Opmerking: je kunt groepen verwijderen voor goedkeuring voor automatisch lidmaatschap. Dit doe je door naar Wie er lid mag worden zonder goedkeuring vooraf te gaan, het selectievakje naast de groepsnaam uit te schakelen en vervolgens te klikken op Opslaan.
Was deze informatie nuttig?
Je kunt collega's een voor een toevoegen aan een groep of een lijst met collega's importeren.
Een collega toevoegen aan een groep:
  1. Klik in de groep op Mensen toevoegen onder de omslagfoto van de groep. Je moet mogelijk eerst op klikken.
  2. Typ de namen van de collega's die je wilt toevoegen en klik vervolgens op Toevoegen.
Een lijst met collega's importeren in een groep:
  1. Klik in de groep op Mensen toevoegen onder de omslagfoto van de groep. Je moet mogelijk eerst op klikken.
  2. Klik op Importeren en vervolgens op Bestand importeren. Als je nog geen bestand hebt, kun je klikken op CSV-sjabloon downloaden om een nieuw bestand te maken.
  3. Selecteer het bestand dat je wilt uploaden en klik op Openen.
  4. Neem de lijst met collega's door en klik op Iedereen uitnodigen.
Opmerking: Je kunt maximaal 2000 collega's tegelijkertijd uitnodigen.
Onthoud dat je ook collega's aan een groep kunt toevoegen door ze een uitnodigingslink te sturen. Als je dit wilt doen, kopieer je de link naast Deel een uitnodigingslink voor de groep nadat je hebt geklikt op Mensen toevoegen en deel je deze link met je collega's.
Nadat je collega's hebt toegevoegd aan de groep, kunnen zij de berichten in de groep zien en erop reageren.
Er wordt een nieuw gebruikersaccount gemaakt als je mensen probeert toe te voegen die nog niet actief zijn op Workplace (met hun e-mailadres) en je met je community-instellingen nieuwe gebruikers kunt uitnodigen.
Groepen met gesynchroniseerde chat
Als je groep een gesynchroniseerde chat bevat, kun je niet meer dan 250 leden toevoegen.
Was deze informatie nuttig?
Je moet een beheerder van de groep zijn om collega's uit een groep te verwijderen.
Een collega uit een groep verwijderen:
  1. Klik in de groep op Leden.
  2. Klik op naast de collega die je wilt verwijderen.
  3. Klik op Verwijderen uit groep en bevestig je selectie.
Was deze informatie nuttig?
Groepsbeheerders kunnen bepalen wie berichten in een groep kan plaatsen en of berichten afzonderlijk moeten worden goedgekeurd door een beheerder of moderator.
Toestemmingen voor het plaatsen van berichten kunnen worden verleend aan:
  • Uitsluitend groepsbeheerders.
  • Alle groepsleden.
  • Iedereen in je organisatie, zelfs als iemand geen lid is van je groep.
Als je wilt dat iemand berichten kan plaatsen in je groep zonder dat diegene lid hoeft te zijn van de groep, moet het een openbare groep zijn.
Toestemmingen voor het plaatsen van berichten wijzigen voor je groep
Toestemmingen voor het plaatsen van berichten wijzigen voor je groep:
  1. Klik op onder de omslagfoto van de groep.
  2. Klik op Beheerdersopties.
  3. Klik naast Wie kan berichten plaatsen op . Selecteer Iedereen in de groep, Alleen beheerders of Iedereen in de community.
Goedkeuring van een beheerder of moderator vereisen voor alle nieuwe berichten
Instellen dat alle nieuwe berichten moeten worden goedgekeurd voordat deze zichtbaar zijn voor andere groepsleden:
  1. Klik op onder de omslagfoto van de groep.
  2. Klik op Beheerdersopties.
  3. Klik op naast Alle berichten van leden goedkeuren.
  4. Selecteer Aan om goedkeuring voor alle berichten te vereisen of Uit om leden rechtstreeks berichten te laten plaatsen in de groep.
Was deze informatie nuttig?
Je kunt regels voor automatisch lidmaatschap maken, zodat mensen met specifieke profielvelden gemakkelijk aan je groep kunnen worden toegevoegd. Je moet een groepsbeheerder zijn om leden te kunnen toevoegen door middel van automatisch lidmaatschap.
Regels voor automatisch lidmaatschap toevoegen vanaf je computer:
  1. Klik in de groep op onder de omslagfoto van de groep.
  2. Klik op Beheerdersopties.
  3. Klik naast Lidmaatschapsregels instellen op .
  4. Klik op Criteria toevoegen.
  5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu de regels voor de profielen die je automatisch toegang wilt geven tot je groep.
Je kunt uit de volgende profielgegevens kiezen:
  • Afdeling
  • Functietitel
  • Locatie
  • Manager
  • Startdatum
  • Divisie
  • Organisatie
Zodra je op Mensen toevoegen klikt voor de regels voor automatisch lidmaatschap, worden leden toegevoegd aan de groep. Als profielen worden bijgewerkt, waardoor ze ook voldoen aan de vereisten die door de groepsbeheerder in de regels zijn ingesteld, worden deze leden ook toegevoegd.
Automatisch lidmaatschap uitschakelen voor je Workplace
Als een systeembeheerder niet wil dat automatisch lidmaatschap is ingeschakeld voor zijn of haar organisatie, kan hij of zij deze functie uitschakelen:
  1. Klik op Administratiepanel in het linkermenu van Workplace.
  2. Klik op Instellingen en vervolgens op Bedrijfsinstellingen. Je wordt mogelijk gevraagd om eerst je wachtwoord in te vullen.
  3. Klik op naast Automatisch lidmaatschap en klik vervolgens op Uitschakelen om de functie uit te schakelen.
Opmerking: Als leden eenmaal in de groep zitten, kunnen zij er niet uit worden verwijderd als ze niet langer voldoen aan de vereisten voor automatisch lidmaatschap.
Was deze informatie nuttig?
Bestanden en foto's
Een bestand toevoegen aan je chatbericht op Workplace als je bent aangemeld op een computer:
  1. Klik in het linkerdeelvenster van Workplace op .
  2. Klik onderaan de chat op en selecteer vervolgens .
  3. Kies het bestand dat je wilt versturen.
  4. Maak je chatbericht af en druk op Enter om het chatbericht te versturen.
Wanneer je een link naar een website in je chatbericht opneemt (bijvoorbeeld een video of artikel), wordt een voorbeeld van de link aan het gesprek toegevoegd. Als het voorbeeld wordt weergegeven, kun je de link verwijderen om alleen het voorbeeld te versturen.
Was deze informatie nuttig?
Alle foto's, video's en bestanden die zijn gedeeld in een Workplace-chatgesprek bekijken op je computer:
  1. Navigeer rechts van de chat naar Gedeeld.
  2. Hier kun je alle media en bestanden bekijken die zijn gedeeld in de chat.
Was deze informatie nuttig?
Rollen
Er zijn 2 rollen voor personen die groepen in Workplace beheren: groepsbeheerder en groepsmoderator.
In de onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de rollen en wat je ermee kunt doen:
GroepsbeheerderGroepsmoderator
Een ander lid beheerder of moderator maken
Een beheerder of moderator verwijderen
Groepsinstellingen beheren (zoals de naam van de groep, de omslagfoto of privacyinstellingen wijzigen)
Lidmaatschapsverzoeken goedkeuren of afwijzen
Berichten in de groep goedkeuren of afwijzen
Berichten en reacties op berichten verwijderen
Mensen uit de groep verwijderen of blokkeren
Een bericht vastmaken of losmaken
Was deze informatie nuttig?
Je kunt een collega beheerder van een groep maken als deze persoon al lid is van de groep. Je moet een beheerder van de groep zijn om andere leden aan te wijzen als beheerder.
Een collega beheerder van een groep maken:
  1. Klik in de groep op Leden.
  2. Klik op naast de collega die je beheerder wilt maken.
  3. Klik op Beheerder maken en bevestig je selectie.
Opmerking: als je een collega beheerder maakt van een groep, kan deze persoon de groepsinstellingen bewerken, leden verwijderen en andere leden beheerder maken.
Was deze informatie nuttig?
Je moet een beheerder van de groep zijn om andere beheerders te verwijderen.
Een beheerder van een groep verwijderen:
  1. Klik in de groep op Leden onder de naam van de groep.
  2. Klik op naast de beheerder die je wilt verwijderen.
  3. Klik op Verwijderen als beheerder en bevestig je selectie.
Was deze informatie nuttig?
Statistieken
Alleen groepsbeheerders kunnen groepsstatistieken bekijken en downloaden. Moderators en andere groepsleden kunnen groepsstatistieken niet zien. Je kunt groepsstatistieken alleen downloaden als je vanaf je computer bent aangemeld bij Workplace.
Groepsstatistieken zijn voor alle groepen beschikbaar.
Groepsstatistieken bekijken:
  1. Klik op onder de omslagfoto van de groep.
  2. Klik op Beheerdersopties.
  3. Selecteer in het linkerdeelvenster Groei, Betrokkenheid of Lidmaatschap onder de kop Statistieken.
Groepsstatistieken downloaden:
  1. Klik in Groepsstatistieken rechtsboven op Details exporteren.
  2. Selecteer in het pop-upvenster welke groepsgegevens je wilt downloaden.
  3. Selecteer het datumbereik van het rapport dat je wilt maken.
  4. Selecteer de bestandsindeling waarin je het rapport wilt ontvangen (.xls of .csv).
  5. Klik op Exporteren als je het rapport wilt downloaden.
De beheerder kan de volgende groepsgegevens exporteren:
  • Groei (totaalaantal leden, actieve leden, lidmaatschapsverzoeken).
  • Betrokkenheid (berichten, opmerkingen, reacties, populaire dagen, populaire tijden en populairste berichten).
  • Leden (topbijdragers: bijdragersscore wordt berekend door de betrokkenheid, berichten, opmerkingen, reacties en gemaakte bestanden van leden te meten).
Opmerking: zorg ervoor dat je het juiste datumbereik selecteert om te exporteren.
Hoe ver terug gaan de gegevens van groepsstatistieken?
Je kunt gegevens van groepsstatistieken tot één jaar terug bekijken. Als de groep minder dan één jaar geleden is gemaakt, kun je gegevens tot die datum bekijken.
Bij elke grafiek en tabel staat de betreffende periode vermeld.
Houd er rekening mee dat de tijd die je in de rapporten van Groepsstatistieken te zien krijgt, is gebaseerd op de tijdzone van de gebruiker die het rapport van Groepsstatistieken bekijkt.
Wat is een actief lid?
Actieve leden in Groepsstatistieken zijn groepsleden die in de vooraf geselecteerde periode groepsinhoud hebben bekeken, geplaatst, er een opmerking bij hebben geplaatst of erop hebben gereageerd.
Was deze informatie nuttig?
Problemen oplossen
Als je groep een gekoppelde chat bevat, kun je niet meer dan 250 leden toevoegen.
Een gekoppelde chat uit je groep verwijderen:
  1. Ga vanaf je Workplace-startpagina naar de groep waaruit je een gekoppelde chat wilt verwijderen. Je kunt in het linkerdeelvenster op de naam van de groep zoeken.
  2. Klik bovenaan je groep op en klik vervolgens op Beheerdersopties.
  3. Klik naast Chat op .
  4. Klik op Chat verwijderen en bevestig je keuze door op Koppeling verwijderen te klikken.
Zodra je de gekoppelde chat hebt verwijderd, kun je weer leden aan je groep toevoegen. Chatdeelnemers kunnen de eerder gekoppelde groepschat nog steeds vinden en gebruiken.
Was deze informatie nuttig?